Prin arhivă electronică structurată înțelegem un set de fișiere digitale (PDF, JPG, PNG) organizate într-o ierarhie de foldere clară, cu denumiri uniforme și indexate după criterii contabile și fiscale românești. Fiecare document primește o etichetă care permite căutarea rapidă după furnizor, dată, tip de document sau număr de înregistrare. Arhiva rămâne pe dispozitivul tău local, iar noi îți punem la dispoziție structura și regulile de denumire.

Ne ocupăm de facturi, chitanțe, contracte, acte de angajare, extrase de cont, corespondență cu furnizorii și orice alt document administrativ care apare în activitatea unui birou mic sau a unui cabinet profesional. Nu procesăm documente cu valoare juridică ce necesită proceduri speciale de certificare, acte de proprietate care impun formalități notariale sau documente medicale confidențiale. Dacă ai un caz particular, ne poți scrie la info@ordenatriz.com și îți spunem dacă intră în aria noastră.

Scanarea se face la sediul tău, cu echipamentul nostru portabil, sau prin ridicarea documentelor și returnarea lor în aceeași zi. Folosim un scanner A4 cu alimentare automată, iar pentru documentele deteriorate sau cu format atipic folosim scanarea manuală. După scanare, verificăm lizibilitatea fiecărui fișier și îl redenumim conform convenției stabilite. Documentele fizice nu părăsesc niciodată spațiul tău fără un inventar semnat de ambele părți.

Instruirea înseamnă o sesiune practică de 2–3 ore, în care angajații învață să folosească structura de foldere creată, să denumească corect fișierele noi și să ruleze backup-ul local. Pregătim un ghid scurt, specific firmei tale, cu pașii exacti pentru fiecare tip de document. La final, fiecare participant primește un set de exerciții pe care le rezolvăm împreună, ca să fim siguri că sistemul este folosit corect de la prima zi.

Durata depinde de volumul de documente și de starea lor. Pentru un birou cu 2–3 persoane și aproximativ 1.500–2.000 de documente, estimăm 2–3 zile lucrătoare, inclusiv instruirea. Dacă ai un volum mai mare sau documente care necesită pregătire suplimentară (dezcleiere, îndreptare), îți comunicăm o estimare exactă după o evaluare gratuită a spațiului de lucru. Nu lucrăm cu termene fixe nerealiste; preferăm să anunțăm un interval realist și să ne ținem de el.

Documentele deteriorate (rupte, pătate, cu capse ruginite) le scanăm manual, cu atenție sporită, și îți semnalăm orice pagină care nu poate fi citită integral. Nu încercăm să „reparăm” digital documente care sunt fizic ilizibile, pentru că asta ar compromite valoarea lor de arhivă. În schimb, îți propunem să le păstrăm pe hârtie separat și să le includem în arhivă cu o notă care indică starea lor.

Nu. După ce arhiva electronică este predată și verificată, ștergem orice copie temporară rămasă pe echipamentele noastre. Documentele fizice rămân la tine, iar fișierele digitale sunt stocate exclusiv pe dispozitivul tău sau pe serverul tău local. Dacă dorești, putem configura un al doilea backup pe un hard disk extern, dar acesta rămâne proprietatea ta și este configurat doar cu acordul tău explicit.

Oferim o garanție de 30 de zile pentru structura de foldere și pentru convenția de denumire: dacă observi că un document este indexat greșit sau că o regulă nu funcționează în practică, corectăm problema fără costuri suplimentare. Garanția nu acoperă modificările făcute de tine după predare sau documentele care au fost scanate în stare deteriorată și semnalate ca atare. Scopul nostru este să lași în urmă un sistem care funcționează, nu un proiect pe care să-l repari după o lună.